ניהול כספים

ניהול כספים

מהו ניהול כספים?

המטרה של כל עסק מסחרי הוא לייצר רווח. ולייצר כסף.

היזם/ הבעלים/ מנהל החברה מגיע לרוב מאוריינטציה של ייזום, ייצור, פיתוח, ומכירה.

לייצר/ לייבא/ לשווק/ למכור הוא כנראה יודע.

אבל איך מביאים את העסק לייצר רווח?

והמשימה הקשה אף יותר היא איך מביאים את העסק לייצר כסף?


אז זהו – בדיוק בשביל זה קיים מנהל הכספים…

למנהל הכספים תחומי אחריות נרחבים בעסק, העיקריים שבהם:

1. יצירת כלים ניהוליים – ניהול הכספים בעסק נותן לבעלים/ מנהלי החברה כלים לקבלת החלטות ניהוליות בעסק.

הכרת הנתונים הכספיים של החברה לעומקם, מאפשרת למנהל להיות בשליטה, וכך לקבל החלטות מושכלות בעלות סיכון קטן יותר.

שליטה בנתונים הכספיים היא הבסיס להגדרת יעדים לעבודה ולמעשה לבניית תקציב עבודה שנתי. מעקב שוטף אחר הנתונים מאפשר מדידה ובקרה של החלטות שהתקבלו, זיהוי תהליכים ומגמות פנימיים או חיצוניים (בענף או בשוק), זיהוי כשלים ונקודות תורפה בעסק, והכל בזמן אמת, תוך יכולת לבצע תיקונים והתאמות מהירים.

מעבר לכך, מעקב אחר הנתונים הכספיים, מאפשר למנהלי החברה לצמצם עלויות, לייעל תהליכי עבודה וע"י כך להגדיל רווחים.

ארגז הכלים הבסיסי של מנהל הכספים כולל את דוח הרווח והפסד, את התקציב, המאזן (ניתוח היתרות המאזניות) ואת דוח תזרים המזומנים.

הכלים הניהוליים הפיננסיים משמשים את מנהל הכספים ומנהל החברה בהחלטות חוצות ארגון, ובעלות השלכות מיידיות במחלקות השונות, בהם:

  • רווחיות לפרוייקט/ מוצר – תכנון מול בפועל – האם נמכר בחסר? האם "לדחוף" את המוצר (כי הוא רווחי) או לחילופין "לייבש" מוצרים לא רווחיים.
  • ניהול המלאי – כמה להזמין מאיזה מוצר? האם לדחות הזמנת מלאי מסויימת?
  • הגנות מטבע – ביצוע הגנות מטבע, במידת הצורך, במידה וקיימת בעסקה חשיפת מטבע (בין הרכש והמכירות)
  • תמחיר מוצר – מה עלות המוצר, בכמה אפשר למכור, איזו הנחה ניתן לתת, האם יש מוצרים שכדאי "להוריד מהמדף"?
  • ניהול אשראי הלקוחות – קביעת סף אובליגו לקוח בהתאם למידע הקיים על הלקוח והבטוחות הקיימות.
  • שכר עובדים ובעלים – קביעת שכר העובדים וגובה משיכות הבעלים בהתאם ליכולות העסק.

בעסקים קטנים, בהם הפעילות מצומצמת יחסית,השליטה של הבעלים בנתונים הכספיים של העסק גבוהה יחסית, ולפיכך ניהול הכספים מתבצע לרוב, בפועל, ע"י הבעלים או ע"י מנהל החברה (לעתים בתמיכה של יעוץ או ליווי חיצוני).

2. ניהול מערך האשראי והמימון – הנהלת החברה צריכה לוודא שקיים מימון מספיק התואם את צרכי החברה.

בטווח הקצר- המימון נדרש בעיקרו לצורך רכישת ציוד שוטף, מלאי, תשלום לעובדים ומימון עסקאות המכירה ששולמו באשראי.

בטווח הבינוני והארוך- המימון נדרש לצורך השקעה שעשויה להגדיל את כושר היצור או את יכולת המכירה של העסק/החברה בהמשך.

  • ניתוח צרכי האשראי של העסק – מנהל הכספים מתבסס על הנתונים הכספיים הידועים, בשילוב תחזית פעילות עדכנית, לצורך ניתוח צרכי האשראי של העסק – כלומר מה גובה המימון הנדרש לצורך הבטחת הפעילות העסקית החזויה.
  • קשר שוטף מול המערכת הבנקאית – על מנהל הכספים לקיים קשר רציף, מקצועי, מבוסס אמון, מול המערכת הבנקאית וזאת לצורך התאמת מבנה האשראי הנכון לעסק, וקבלת ליווי בנקאי שוטף במידת הצורך.
  • גיוס אשראי – גיוס אשראי ממקורות שונים בהתאם לצרכי האשראי של החברה ויכולת ההחזר שלה.
  • תזרים מזומנים – כחלק מניהול מערך האשראי בעסק, על מנהל הכספים לייצר תזרים מזומנים מפורט ומדוייק, המנוהל ומעודכן באופן שוטף. תזרים מזומנים המנוהל בצורה מקצועית, מאפשר למנהלי החברה לחזות מבעוד מועד ייתכנות לחריגות בחשבון הבנק, וכך להתארגן לפתרון הבעיה בזמן (ראה פרק על תזרים מזומנים). 

3. ניהול מחלקת הכספים בארגוןמשתנה בהתאם לגודל העסק ומורכבותו. המחלקה עשויה למנות חשב/ מנהל חשבונות ראשי, מנהלי חשבונות, חשב/ת שכר, פקיד/ת גביה.

4. קבלת החלטות פיננסיות והובלת תהליכים אסטרטגיים – החלטות המפתח הפיננסיות מתמקדות בבחינת ניתוחי כדאיות להשקעות עתידיות ולרכש מכונות וציוד, במבנה האשראי והבטחונות, בליווי תהליכי מיזוג, רכישה או כניסת משקיע, בהזרמת הון בעלים, משיכות בעלים (כולל דיבידנד) וכו'.

מנהל כספים מקצועי ומנוסה נותן לבעלים ערך מוסף הן בניהול השוטף של העסק והן בקבלת ההחלטות הנושקות לתחום העסקי והאסטרטגי.

לסיכום, מתוקף תפקידיו ותחומי אחריותו, צריך מנהל הכספים להיות בעל נאמנות בלתי מתפשרת, הן לעסק והן לבעליו, יד ימינו של הבעלים בהובלת העסק ויועץ מקצועי ובלתי תלוי לגבי החלטות רבות לאורך מחזור החיים של העסק.